آشنایی اجمالی با فعالیت‌های روابط عمومی

از آنجا که وظیفه روابط عمومی‌ها، مردم داری، تعاطی افکار، شکیبایی و بردباری در شنیدن، صداقت و انصاف در پاسخگویی و … است و همچنین مؤظف به اجرا و انجام وظایف و فعالیت‌های خود می‌باشند در این بخش به طبقه‌بندی فعالیت‌های یک روابط عمومی‌ می‌پردازیم چرا که اجرای این شاخصها و فعالیت‌ها مورد انتظار از یک روابط عمومی کارآمد است.

۱-     ارتباطات مردمی

الف) ارتباطات مردمی در شاخه دریافت پیشنهادها

–          داشتن فرم پیشنهادها

–          نحوه جمع‌آوری پیشنهادها

–          داشتن دبیرخانه یا واحد مرتبط

–          طبقه بندی پیشنهادها و ارائه جدول

–          چگونگی قدردانی از افراد پیشنهاد دهنده

–          پیگیری پیشنهادها

–          ارزیابی اثربخشی پیشنهادها

ب) ارتباطات مردمی در شاخه پاسخگویی

–          استفاده از راهکارهای مختلف نظیر نامه، صندوق پستی و …

–          استدلال کافی و اقناع لازم در پاسخگویی

–          ستون پرسش و پاسخ در نشریه داخلی سازمان

–          جلسات پرسش و پاسخ کارکنان و مردم

–          تریبون آزاد

–          اختصاص تلفن و پست صوتی

عمده ترین اهداف واحد ارتباطات مردمی در یک واحد روابط عمومی را می‌توان به شرح زیر فهرست کرد:

۱-      ایجاد ارتباط حضوری و چهره به چهره بین مدیران سازمان با مردم و کارکنان

۲-      تکمیل فرآیند اطلاع رسانی به مردم و کارکنان و تعیین نقاط تاریک و پیامهای ناگفته برای آنان

۳-      رفع فوری تعدادی از مشکلات کارکنان و مردم

۴-   ایجاد ارتباط دوسویه با مردم و کارکنان، دریافت پی فرمت پیامهای ارایه شده که در نهایت، رضایتمندی و قانع شدن آنان را در پی دارد؛

۵-      بسط و توسعه ارتباط بین مدیریت و کارکنان سازمان به منظور رفع مشکلات کارکنان

۶-      ایجاد مجرای مناسب برای آشنایی با نقطه‌نظرها، دیدگاهها، پیشنهادها و مشکلات مردم و کارکنان

سازماندهی ارتباطات مردمی

بی‌تردید تحقق و تامین اهداف یادشده، مستلزم طراحی واحدی به نام «ارتباطات مردمی» است تا بتواند ضمن برنامه ریزی و نظارت بر انجام آن، فعالیت‌های ارتباطات مردمی را به مرحله اجرا بگذارد. ضمناً باید به این نکته توجه داشت «ارتباطات مردمی، صرفاً پاسخگویی به تلفن‌ها و یا پاسخ به چند نامه نیست، بلکه «ارتباط مردمی» ایده‌آل، باید بتواند به اهداف مورد نظر، جامه تحقق بپوشاند.

انواع ارتباطات مردمی

مهمترین انواع «ارتباطات مردمی» که روابط عمومی باید آنها را در برنامه عملی سالانه خود منظور کند، عبارت است از:

الف- ارتباطات مردمی درون سازمانی

۱-   برگزاری جلسات پرسش و پاسخ بین کارکنان و مدیریت: یکی از شیوه‌های مهم ارتباطات مردمی درون سازمانی است. این شیوه معمولاً به دو شکل تحقق می‌یابد: اول اینکه هریک از کارکنان به طور انفرادی با رئیس سازمان مربوط ملاقات کرده، دیدگاهها و مسایل خود را با وی درمیان می‌گذارند. دوم اینکه در یک نشست عمومی معمولاً پس از بیان کلیاتی توسط مسئولان که می‌تواند در متن خود، پاسخهایی را در بر داشته باشد، کارکنان پرسشهای خود را به طور کتبی و یا شفاهی طرح می‌کنند تا مسئولان سازمان، پاسخهای لازم را ارایه کنند.

۲-   برگزاری جلسات تریبون آزاد، در این شیوه، روابط عمومی با صدور اطلاعیه‌ای از کلیه کارکنان داوطلب، درخواست می‌کند تا در صورت تمایل در جلسه بحث آزاد شرکت کنند. آنگاه با اعلام قبلی، جلسه را در یک روز معین برگزار می‌کند.

یکی از ویژگیهای عمده این گونه جلسات، اداره آن توسط خود کارکنان است و معمولاً این   کار با انتخاب یک نفر از بین کارکنان به عنوان دبیر جلسه صورت می‌گیرد. در این جلسات            هریک از کارکنان به طور آزاد و شفاهی نقطه نظرات خود را مطرح می‌سازد و مسئول مربوط پاسخ لازم را ارایه می‌کند.

ب) ارتباطات مردمی برون سازمانی

صرف نظر از شیوه‌های ارتباطات مردمی درون سازمانی، اهم شیوه‌های مرسوم برون سازمانی در زیر می‌آید:

۱-      برگزاری جلسه با هریک از اقشار مردم

بی‌تردید، هیچ خدمتی وجود ندارد که به نحوی کلیه اقشار مردم را تحت تاثیر قرار ندهد، لذا در برنامه ریزی ارتباطات مردمی، باید برای هریک از گروه‌های هدف برنامه ریزی کرد. ضمن اینکه باید توجه داشت که هر سازمانی باید به طور ویژه مخاطبان خاص خود را در طراحی ارتباطات مردمی منظور کند.

۲-      ارتباطات مردمی تلفنی

از شیوه‌های مرسوم و مؤثر در ارتباطات مردمی، اختصاص چند شماره تماس برای ارتباط تلفنی مخاطبان با روابط عمومی سازمان به عنوان سخنگوی دستگاه ذی‌ربط است. این شیوه به مخاطب امکان می‌دهد تا هر آن، در صورت تمایل، از طریق تلفن، دیدگاهها یا مسایل خود را مطرح سازد.

۳-      ارتباطات مردمی مکاتبه‌ای

یکی از شیوه‌های قدیمی و پایدار ارتباطات مردمی به ویژه در بعد برون سازمانی، دریافت نامه‌های مردم و پاسخگویی دقیق و صحیح به آنهاست. در این مورد، روابط عمومی باید در دوره‌های زمانی معین، نامه‌ها را افزون بر ارسال پاسخ برای هریک از آنها، تجزیه و تحلیل کند و طبق رویه یادشده به مدیریت سازمان منعکس سازد.

۴-      حضور مدیران در بین مخاطبان خاصارتباطات مردمی برون سازمانی خود باید مخاطبان خاصی را دعوت کرده و جلسه پرسش و پاسخ بین آنان و مدیریت برگزار کند باید افزود که شیوه دیگر ارتباطات مردمی برون سازمانی، حضور مدیران در بین مخاطبان خاص است که حتی تاثیر مثبت آن بیشتر از شیوه‌های قبلی است.

۵-      دریافت پیشنهادهای کارکنان

شیوه دیگری که در ارتباطات مردمی می‌توان در نظر داشت، دریافت پیشنهادهای کارکنان است شیوه مورد نظر در این راه کاربرد «نظام پیشنهادهای کارکنان» است. در این نظام هدف، بهره‌مندی سازمان از پیشنهادهای کلیه کارکنان است. باید به همه پیشنهادهای قابل قبول براساس درجه اهمیت، پاداشی اعطا کرد.در نظام پیشنهادهای کارکنان، پیشنهادها پس از بررسی در کمیته اجرایی و تائید آن در گروههای کارشناسی، از طریق کمیته مرکزی به بالاترین مقام سازمان منعکس می‌شود و با امضای بالاترین مقام سازمان قابلیت اجرایی پیدا می‌کند.

۲- ارتباطات رسانه‌ای

الف) ارتباطات رسانه‌ای در شاخه خبر

۱-      ذکر منبع خبر

۲-      برخورداری از ارزشهای خبری

۳-      استفاده از سبک‌های خبری

۴-      تیتر و روتیر خبری

۵-      سرعت در ارسال خبر

۶-      درست‌نویسی و نشر مناسب

۷-      مختصر و مفید بودن متن خبر

۸-      روشن و رسا بودن و عدم ابهام

۹-      داشتن فرم منظم خبری

۱۰-   میزان و نحوه انعکاس خبر در نشریات

ب) ارتباطات رسانه‌ای در شاخه جوابیه

۱-      سرعت در ارسال جوابیه

۲-      لحن و گفتار مثبت و مؤدبانه در جوابیه

۳-      کامل و جامع بودن نوع جوابیه

۴-      داشتن تیتر مناسب

۵-      ذکر نام و تاریخ و شماره نشریه

۶-      درست و صحیح نویسی جوابیه

۷-      مختصر و مفید بودن جوابیه

۸-      روشن، واضح و صریح بودن جوابیه

۳-      انتشارات 

۱-      وجود خلاقیت و برجستگی در کار

۲-      نحوه برجسته سازی مطالب مهم

۳-      رعایت قانون مطبوعات

۴-      انطباق کلی مطالب با اهداف سازمان

۵-      تنوع مطالب و نزدیکی به اهداف

۶-      مشخص بودن محل درج مطالب

۷-      کیفیت مطالب مندرج و ارزش  آنها

۸-      شخصیت مداری یا سازمان مداری در نشریه

۹-      استفاده از طرح‌ها و تصاویر مناسب

۱۰-   طراحی و صفحه‌آرایی و ویرایش خوب

۱۱-   تناسب قطع و اندازه و زمان انتشار نشریه

۱۲-   طراحی روی جلد و انطباق آن با ماهیت سازمان

۴- آموزش

۱-      مشخص بودن طول دوره آموزش

۲-      داشتن سرفصل و منابع آموزشی کارآمد

۳-      دعوت از اساتید برجسته و خبره

۴-      فراهم آوردن جزوات آموزشی و کمک آموزشی

۵-      برگزاری آزمون در پایان دوره آموزشی

۶-      اعطای گواهی نامه و اعلام ریز نمرات پایان دوره

۷-      اشتراک نشریات علمی تخصصی

۵- نظرسنجی

۱-      چگونگی تدوین طرح تحقیق

۲-      چگونگی ترتیب مراحل تحقیق

۳-      چگونگی گردآوری و تنظیم اطلاعات

۴-      چگونگی نظرسنجی و نمونه‌گیری

۵-      تنظیم و استخراج جداول یک بعدی و دو بعدی

۶-      انجام آزمون فرضیه‌ها

۷-      بهره‌گیری و بهره‌برداری از نمودارهای آماری

۸-      نحوه تجزیه و تحلیل اطلاعات و داده‌ها

۹-      چگونگی ارائه راه‌حلها و نتیجه گیری

۱۰-   ذکر ضمایم (فهرست‌ها، منابع، پرسشنامه‌ها و …)

۱۱-   میزان توجه و اهمیت دادن به موضوع

۱۲-   وجود خلاقیت و برجستگی در کار

۱۳-   هماهنگی و همسویی موضوع مورد تحقیق با اهداف روابط عمومی